Četras vienkāršas situācijas, kad e-adrese var atvieglot uzņēmēju darbu

Jau vairākus gadus fiziskām un juridiskām personām ir iespēja izveidot un lietot e-adresi – digitālo pastkastīti portālā Latvija.lv, kas domāta saziņai ar valsts un pašvaldību iestādēm un ļauj no jebkuras vietas, jebkurā laikā droši sūtīt un saņemt iesniegumus, dokumentus, pakalpojumu pieprasījumus, oficiālas vēstules u. c. Šis risinājums būtiski atvieglo uzņēmēju ikdienu un ļauj ietaupīt laiku un resursu. Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrijas (VARAM) programmas “Dari digitāli” ietvaros apkopotas četras vienkāršas situācijas, ko var atrisināt, lietojot e-adresi.

Sazinieties ar valsts un pašvaldību iestādēm no jebkuras vietas un ietaupiet līdzekļus

Jānim pieder liels uzņēmums ar vairākām filiālēm dažādos Latvijas novados. Ziemā viņš daudz ceļo, dibinot jaunus biznesa kontaktus, un gatavojas lielam darījumam Kiprā, kur tāpēc uzturēsies vairākus mēnešus. Taču, jau novembrī Jānis pērk biļeti un lido uz Latviju, lai saņemtu svarīgu būvniecības atļauju pašvaldībā, kuras teritorijā atrodas uzņēmuma galvenais birojs. Viņš paraksta virkni dokumentu, pēc tam steidzas atpakaļ uz Kipru, kur tikmēr potenciālais darījums ir aizkavējies. Janvārī Jānim atkal jāpērk biļete un jālido uz Latviju, jo citā pašvaldībā, kur atrodas uzņēmuma filiāle, nekavējoties jānoformē svarīga pilnvara. Janvāra beigās viņš vēlreiz atgriežas Latvijā, lai atjaunotu sadarbības līgumu ar pašvaldības iestādi. Tikmēr partneris Kiprā nolemj darījumu atcelt Jāņa biežās prombūtnes dēļ.

Kā e-adrese var palīdzēt? Jānis ir iztērējis daudz laika un līdzekļu, lai no ārzemēm vadītu uzņēmumu Latvijā. E-adrese šo procesu atvieglotu, jo ļauj sazināties ar vairāk nekā 3400 valsts un pašvaldību iestādēm jebkurā laikā no jebkuras atrašanās vietas un ietaupīt transporta, uzturēšanās un pasta pakalpojumu izdevumus.

Nepazaudējiet svarīgu informāciju

Andreja uzņēmums vēlas piedalīties ceļu būves projektā, bet tam ir vajadzīga svarīga izziņa no pašvaldības. Andrejs raksta pašvaldībai iesniegumu, nosūta to e-pastā un, apņēmības pilns sākt darbu, gaida atbildi. Taču tā kavējas un nepienāk arī pēc likumā noteiktajām atbildes sniegšanai paredzētajām darba dienām. Andrejs zvana uz pašvaldību un interesējas par iesnieguma statusu. Pašvaldības darbinieks apgalvo, ka iesniegums nav saņemts. Izrādās, sūtījums iekritis pašvaldības e-pasta mēstuļu mapē. Kad beidzot Andrejs saņem svarīgos dokumentus, pieteikšanās dalībai projektā ir nokavēta un Andrejs zaudē iespēju nopelnīt.

Kā e-adrese var palīdzēt? Jūsu vēstule valsts vai pašvaldības iestādē nonāks ātrāk un pa ceļam nepazudīs, bet visas ienākošās vēstules no valsts un pašvaldību iestādēm turpmāk saņemsiet vienuviet – sava uzņēmuma digitālajā pastkastītē jeb e-adresē. Nenokavējiet neko svarīgu!

Izvairieties no krāpniekiem un sūtiet informāciju droši

Madarai pieder internetveikals. Kādu dienu viņa saņem satraucošu e-pastu no policijas: kāds klients iesaistīts noziedzīgos nodarījumos, tāpēc policijai vajadzīga Madaras klientu datubāze. Madara to arī nosūta un tikai pēc pāris dienām pamana, ka e-pasta adrese, no kuras saņemts šis pieprasījums, ir aizdomīga. Izrādās, ka Madara ir nopludinājusi klientu datus krāpniekiem, un izraisās liela mēroga skandāls, kas pieliek punktu Madaras biznesam.

Kā e-adrese var palīdzēt? Pārsūtīt personu datus e-pastā, kā to darīja Madara, ir vieglprātīgi, un arī policija šādi diez vai pieprasītu informāciju. Tomēr pat vispiesardzīgākie cilvēki var iekrist krāpnieku nagos un negribot nodot sensitīvu informāciju vai izpaust komercnoslēpumu. Lietojot e-adresi, jūsu oficiālie dokumenti būs drošībā: neviens viltvārdis nevarēs uzdoties par valsts vai pašvaldības iestādi, jo e-adresē sarakste iespējama tikai ar iestādēm, nevis citām fiziskām vai juridiskām personām. E-adresē iespējams bez bažām sūtīt sensitīvu un komercnoslēpumu saturošu informāciju.

Domājiet un rīkojieties zaļi

Anna vada uzņēmumu, kas vēlas kļūt par līderi ilgtspējības jautājumos un kam ir ļoti svarīga zaļā domāšana. Annas uzņēmums iegulda daudz enerģijas, lai mazinātu savu CO2 nospiedumu, pārietu uz klimatneitrāliem risinājumiem un izglītotu par šiem jautājumiem arī savus klientus. Diemžēl birojā ir kāda mēbele, no kuras Anna nekādi nespēj atbrīvoties – skapis, kur ķīpās krājas oficiālās vēstules no dažādām valsts un pašvaldību iestādēm. Katru reizi, ienākot birojā, Annai šķiet, ka viņa liekuļo, runājot par ilgtspējas mērķu sasniegšanu, un jūtas kā “zaļais maldinātājs” – uzņēmums, kurš par ilgtspēju tikai runā, taču neko nedara, lai to ieviestu.

Kā e-adrese var palīdzēt? Saudzējiet vidi un vairs nesaņemiet vēstules no iestādēm papīra formātā! Visa sarakste notiek digitāli e-adresē, ļaujot ietaupīt dabas resursus un tuvoties uzņēmuma ilgtspējības mērķiem.

No 2023. gada 1. janvāra e-adreses lietošana juridiskām personām būs obligāta. VARAM aicina neatlikt tās izveidi uz pēdējo brīdi – izveidojiet un lietojiet e-adresi jau tagad! To var izdarīt valsts pārvaldes pakalpojumu portālā Latvija.lv, savukārt uzņēmumiem ar lielu dokumentu apriti ērtāk e-adresei pieslēgt savu dokumentu vadības sistēmu – vairāk uzziniet VISS portālā.

Vairāk par e-adreses izveidošanu un lietošanu – mana.latvija.lv.

Programma “Dari digitāli” ir saņēmusi Eiropas Reģionālās attīstības fonda projekta Nr.2.2.1.1/19/I/002 “Publiskās pārvaldes informācijas un komunikācijas tehnoloģiju arhitektūras pārvaldības sistēma – 2. kārta” finansējumu. 

Informācija sagatavota Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrijā.