Pilnvarojumi un pārstāvība digitālajā vidē

Pilnvarojumi un pārstāvība digitālajā vidē ir būtiska uzņēmuma risku vadības un darbības nepārtrauktības sastāvdaļa. Sakārtota piekļuves un pilnvarojumu sistēma palīdz izvairīties no juridiskām problēmām, drošības incidentiem un dīkstāves situācijām.

Digitalizācija ir būtiski mainījusi veidu, kā uzņēmumi sadarbojas ar valsts vai pašvaldību iestādēm, kredītiestādēm, sadarbības partneriem un nereti arī ar klientiem. Pilnvarojumu un pārstāvības jautājumi ir kļuvuši par kritisku komercdarbības sastāvdaļu, jo arvien biežāk līgumu slēgšana, atskaišu iesniegšana, nodokļu nomaksa un citi procesi arvien biežāk notiek elektroniski, un uzņēmuma  darbība var tikt paralizēta, ja  šādas tiesības nav laikus nodrošinātas.

Uzņēmumam svarīgi noteikt, kurš drīkst parakstīt nodokļu deklarācijas, veikt bankas pārskaitījumus, nemaz nerunājot par piekļuvi darbinieku un klientu sensitīvajiem datiem. Ne vienmēr tiesības piekļūt dažādu iestāžu un uzņēmumu sistēmām nozīmē arī tiesības juridiski veikt konkrētas darbības. Tāpēc svarīgi orientēties jautājumos par pilnvarojumiem un zināt, kā pareizi sakārtot personu pārstāvību digitālajā vidē.

Kas ir pilnvarojums un kad tas ir nepieciešams

Pilnvarojums ir juridisks instruments, ar kuru viena persona (pilnvarotājs) piešķir citai personai (pilnvarniekam) tiesības rīkoties savā vārdā noteiktā apjomā. Tas ir nepieciešams ikreiz, kad darbību nevar vai nav lietderīgi veikt pašai paraksttiesīgajai personai, piemēram, komercsabiedrības valdes loceklim. Digitālajā vidē pilnvarojuma nozīme ir īpaši būtiska, jo piekļuve sistēmām bieži tiek piešķirta konkrētai fiziskajai personai, nevis amatam uzņēmumā. 

Komercdarbībā tas visbiežāk nozīmē tiesības:

• parakstīt dokumentus;
• pārstāvēt uzņēmumu valsts un pašvaldību iestādēs, piemēram, iesniedzot atskaites Valsts ieņēmumu dienestā (VID), Centrālās statiskas pārvaldē u.c. iestāžu sistēmās;
• slēgt līgumus elektroniskajā jeb e-vidē;
• piekļūt un pārvaldīt e-pakalpojumus - piemēram, skatīt uzņēmuma profilu e-adresē vai apskatīt kontu izrakstus bankās, veikt maksājumus.

Pilnvarojums ir nepieciešams arī tad, ja konkrētu funkciju veikšanai tiek piesaistīts grāmatvedis, jurists vai ārpakalpojumu sniedzējs, uzņēmumā notiek vadības maiņa vai jānodrošina uzņēmuma darbības nepārtrauktība prombūtnes laikā.

Uzņēmuma pārstāvības pamati digitālajos pakalpojumos

Uzņēmuma pārstāvība balstās uz likumisko pārstāvību, kas nosaka, kuras amatpersonas ir tiesīgas pārstāvēt uzņēmumu (piemēram, ieraksts uzņēmuma Statūtos vai Uzņēmumu reģistra komercreģistros) un līgumisko pārstāvību, kas paplašina vai deleģē pārstāvības tiesības citām personām (izsniedzot pilnvaru).

Digitālajos pakalpojumos nereti tiek nodrošināti sistēmu iekšējie autorizācijas mehānismi, kas automātiski nodrošina piekļuvi konkrētiem e-pakalpojumiem. Tā, piemēram, pieslēdzoties vienotajam valsts pakalpojumu portālam Latvija.lv, dati par pārstāvēttiesīgo personu tiek nolasīti no Uzņēmumu reģistra. Komercsabiedrības valdes loceklim darbībām portālā automātiski tiek piešķirtas visas tiesības. Līdzīgi tas notiek VID Elektroniskās deklarēšanas sistēmā, internetbankā u.c.. Savukārt valdes loceklis var deleģēt specifiskas tiesības atsevišķiem uzņēmuma darbiniekiem vai ārpakalpojuma sniedzējiem (piemēram, grāmatvedības biroja darbiniekam), lai uzņēmuma vārdā piekļūtu valsts iestāžu sistēmām. Šīs piekļuves tiesības bieži jāaktivizē atsevišķi un pārstāvība bieži tiek realizēta ar e-parakstu, internetbankas identifikāciju vai oficiālām deleģēšanas funkcijām konkrētajā platformā.

Atšķirība starp juridisko pārstāvību un praktisko piekļuvi e-pakalpojumiem

Digitālajā laikmetā uzņēmuma pārstāvība nav tikai par to, kam ir tiesības, bet arī par to, kam ir piekļuve un cik pārdomāti tā tiek pārvaldīta.

Juridiskā pārstāvība nozīmē tiesības pieņemt lēmumus, rīkoties un uzņemties saistības uzņēmuma vārdā saskaņā ar likumu vai pilnvaru. Attiecīgi paraksttiesības piemīt uzņēmuma statūtos noteiktajām personām - valdes locekļiem. Turklāt valdes locekļiem var noteikt atsevišķas vai kopīgas pārstāvības tiesības, piemēram, var paredzēt, ka līgums stājas spēkā tikai tad, ja to ir parakstījuši visi valdes locekļi. Tas attiecas arī uz darbībām e-vidē.

Tiesības noteiktā apjomā rīkoties ir arī pilnvarotajai personai, piemēram, no 2026. gada 1. janvāra grāmatvedim nepieciešama pilnvara, lai varētu elektroniski parakstīt un iesniegt VID Elektroniskās deklarēšanas sistēmā (EDS) uzņēmuma atskaites un nodokļu deklarācijas.

Praktiskā piekļuve nozīmē faktisku iespēju pieslēgties konkrētai sistēmai un veikt darbības. Nereti arī darbiniekiem ir piekļuve sistēmām un to e-pakalpojumiem, bet  nav juridiskas pilnvarojuma iesniegt dokumentu e-vidē. Šāda situācija, piemēram, veidojas, kad grāmatvedim ir praktiska piekļuve internetbankai, lai sagatavotu maksājumus, bet nav juridiskās pārstāvības (paraksta tiesību), lai tos apstiprinātu bez vadītāja iesaistes. Arī projektu konkursa pieteikuma aizpildīšanai, kas mūsdienās visbiežāk notiek e-vidē, nepieciešams noteikt, kam ir tiesību rakstīt, labot, papildināt veidlapas, un kam ir tiesības pieteikumu iesniegt juridiskās personas vārdā. Šādās situācijās uzņēmuma vadītājam var būt e-pakalpojuma nodrošinātājam jāiesniedz uzņēmuma pilnvaroto darbinieku saraksts. 

Biežākās situācijas, kurās rodas problēmas ar pilnvarojumiem

Problēmas parasti rodas brīžos, kad praktiskā piekļuve nesakrīt ar juridisko pārstāvību un pretēji. Mainoties uzņēmuma valdei, netiek nomainītas pārstāvības tiesības e-pakalpojumu nodrošinātāju sistēmās, jo ne visās ielasās Uzņēmumu reģistrā veikto izmaiņu informācija. Bijušie valdes locekļi, piemēram, aizvien var piekļūt VID EDS, bet to nevar izdarīt jaunie valdes locekļi, jo  nav aktivizēta pieeja sistēmai.

Tas attiecas arī uz darbiniekiem, ar kuriem ir izbeigtas darba tiesiskās attiecības – nav anulēta viņu piekļuve uzņēmuma sistēmām, piemēram, e-pastam, un arī pieeja e-pakalpojumiem valsts sistēmās, kurās ir bijuši pilnvaroti. 

Būtiski arī pārliecināties, kādi ir izsniegto pilnvaru termiņi darbiniekiem, jo nereti tie beidzas līdz ar jaunu kalendāro gadu. Tāpat savlaicīgi jāatsauc pilnvaras, ja tiek pārtraukta sadarbība ar ārpakalpojuma sniedzējiem, piemēram, grāmatvedības biroju.

Svarīgi arī noteikt konkrētās pilnvaras apjomu – uz kādām digitālajām darbībām pilnvarojums attiecas.

Šādās problēmsituācijās var tikt kavēta atskaišu nodošana, kas savukārt var rezultēties ar soda sankcijām. Pastāv arī drošības riski, ka informācija, datu bāzes var tikt dzēstas vai kā citādi apdraudētas, kas savukārt var novest pie strīdiem un pat tiesvedības.

Pilnvarojumu nozīme pakalpojumu nepārtrauktībai

Digitālā pārstāvība prasa regulāru auditu un skaidru lomu sadali, pretējā gadījumā bez sakārtotas pilnvarojumu sistēmas uzņēmums kļūst par viena cilvēka ķīlnieku. Tā, piemēram, uzņēmuma vadītāja prombūtnē var apstāties maksājumi un var tikt traucēta līgumu slēgšana. Šo situāciju atrisinātu, ja būtu deleģēts vietnieks ar ierobežotām paraksta tiesībām.

Tas pats attiecas uz gadījumiem, kad saslimst vai dodas atvaļinājumā grāmatvedis – tiek kavētas atskaites valsts iestādēm, tāpēc laikus ir jāparūpējas par grāmatveža aizvietotāju, kam piešķirtas attiecīgs pilnvarojums darbībām VID EDS.

Uzņēmuma vadītājam jārūpējas, lai būtu pārskatāms atbildības sadalījums darbībām digitālajā vidē un  neveidotos atkarība no viena konkrēta darbinieka klātesamības. Īpaši svarīgi tas ir mazajos un vidējos uzņēmumos, kur bieži viens darbinieks pilda vairākas funkcijas. Viņa neparedzēta prombūtne var būtiski ietekmēt uzņēmuma darbību, ja pilnvarojumi nav laikus sakārtoti.

Drošības un atbildības aspekti

Mūsdienu digitālā vide ir ērta, taču arī nedroša un risku pilna. Ne reizi vien ir dzirdēts par gadījumiem, kad noziedzīgu darbību rezultātā tiek iztukšoti uzņēmuma konti, jo tiem piekļūts grāmatveža nevērīgas attieksmes dēļ. Tāpēc iespēja pilnvarot darbinieku darbībām digitālajā vidē nav tikai ērtība, tā ir arī atbildības deleģēšana. 

Vienlaikus jāvairās no prakses, kurā vairāki darbinieki izmanto paša vadītāja autentifikācijas datus. Šādi koplietotie profili ir nedroši un  juridiski bīstami. Arī vājas paroles e-pakalpojumu piekļuvēm rada datu noplūdes risku. Tāpēc ieteicama:

• atbildības dalīšana, kad katra darbība sistēmā tiek auditēta. Ja darbinieks veic nesankcionētu darbību ar savu autorizāciju, ir skaidri redzams, kurš to darījis;
• prasība pēc individuālas autorizācijas, lai netiktu izmantota citu personu autentifikācijas rīki. Atbildīgs par parakstīto dokumentu būs tas, kura e-paraksts izmantots, nevis tas, kurš fiziski nospieda pogu;
• piešķirt darbiniekam tikai tās piekļuves, kas nepieciešamas konkrētajam uzdevumam;
• regulāri pārskatīt piekļuves, īpaši pēc personāla izmaiņām;
• dokumentēt pilnvarojumu uzskaiti, skaidri nosakot apjomu un termiņu;
• laikus atsaucot pilnvaras, ja sadarbība tiek izbeigta.

Pilnvarojumi un pārstāvība digitālajā vidē ir būtiska uzņēmuma risku vadības un darbības nepārtrauktības sastāvdaļa. Sakārtota piekļuves un pilnvarojumu sistēma palīdz izvairīties no juridiskām problēmām, drošības incidentiem un dīkstāves situācijām.

Platformas izveide tiek īstenota Eiropas Savienības Atveseļošanas un noturības mehānisma investīcijas 2.1.2.1. “Digitālo pakalpojumu platforma business.gov.lv” ietvaros, ciešā sadarbībā ar valsts institūcijām un uzņēmēju pārstāvjiem.
Tās attīstība notiek pakāpeniski – testējot risinājumus, pilnveidojot lietojamību un pielāgojot platformu uzņēmēju reālajām vajadzībām. Īpaša uzmanība izstrādes procesā pievērsta lietotāju pieredzei – uzņēmēji ir aktīvi iesaistīti testēšanā un sniedz atgriezenisko saiti par platformas lietošanas ērtību.
Projekts “Digitālo pakalpojumu platforma biznesa attīstības veicināšanai” tiek īstenots ar Eiropas Savienības Atveseļošanas un noturības mehānisma (NextGenerationEU) finansējumu.